Anleitung Digitale Amtstafel

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Mediathek

In der Mediathek (1) finden Sie alle Elemente, automatisch sortiert und den jeweiligen Anwendungen zugeordnet. Über die Reiter werden die Daten gruppiert. Bei Bilder können alle gängigen Formate hochgeladen werden (zB. JPG, PNG, GIF), als Dokumente zB. WORD und POWERPOINT, etc.

Alle Dokumente werden übersichtlich in einer Miniaturansicht (2) dargestellt, zusätzlich kann für jedes Dokument eine eigene Gültigkeitsdauer bestimmt werden.

Über das Menü Module (3) gelangen Sie direkt zur Steuerung der DIGITALEN AMTSTAFEL.

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Kategorien

Sie können eine beliebige Anzahl von Kategorien (1) erstellen (zB. Bauamt, Wahlen, etc.), sowie zusätzlich jeweils ein Symbol zur besseren Darstellung verwenden. Der Bürger bzw. Betrachter kann diese später einfach auf der Digitalen Amtstafel durch Berührung auswählen. Sollten viele Aushänge am Bildschirm gezeigt werden, kann man einfach durch mehrere Seiten „wischen“.

Die Kategorien können beliebig sortiert (2) oder später auch bearbeitet werden (zB. umbenennen, Symbole ändern, etc.).

Über den Punkt Einstellungen (3) können spezielle Berechtigungen vergeben werden, wie zB. Benachrichtigungen, Benutzer, etc.

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Übersicht Aushänge

Sobald eine Kategorie gewählt wurde, kann man zusätzliche Unterkategorien (1) definieren. Wir empfehlen jedoch Zwecks der Benutzerfreundlichkeit, nicht zu viele Verzeichnisse anzulegen.

Auf der rechten Seite finden Sie eine Übersicht sämtlicher Aushänge (2) innerhalb der Kategorie – sortiert nach Gültigkeit, sowie die wichtigsten Informationen.

Über die Schaltflächen „+ Aushang“ bzw. „+ Kategorie“ (3) können neue Dokumente erstellt bzw. hochgeladen werden.

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Aushang im Detail

Zu jedem Aushang werden die rechtlich notwendigen Informationen gespeichert (3).

Gültigkeit (das Datum vom Aushang kann auch in der Zukunft liegen)
Erstellungsdatum und Uhrzeit
Ersteller / Benutzer (wer hat das Dokument hochgeladen)

Über die Schaltflächen (2) „Anzeigen“ wird eine Ansicht vom Dokument geladen, durch „Bearbeiten“ kann der Name bzw. die Gültigkeit verändert werden (ACHTUNG – jegliche Änderung wird protokolliert und ist nur definierten Benutzern vorbehalten). Mittels „Info“ erhält man alle Daten zur Protokollierung, sowie Statistiken des jeweiligen Aushanges (zB. Anzahl der Öffnungen bzw. Downloads, Wochenberichte, etc.).

Die Übersicht (3) bei den Dokumenten zeigt, welche Aushänge in dieser Kategorie derzeit aktuell, bzw. abgelaufen (abgenommen) oder gelöscht sind.

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Hinzufügen von Aushängen

Beim Hinzufügen von Dokumenten werden automatisch alle notwendigen und relevanten Details abgefragt. Durch diese Informationen erfolgt der Aushang danach vollkommen automatisiert.

Der Name (1) bzw. die Bezeichnung vom Aushang ist auf der Amtstafel sichtbar und kann aus mehreren Wörtern bestehen
Die Beschreibung (2) ist optional und dient zur internen Zuordnung oder für eine ausführlichere Kurzbeschreibung (kann auf der Digitalen Amtstafel auf Wunsch angezeigt werden)
Die Gültigkeitszeiten (3) definieren, von wann – bis wann ein Aushang zu sehen ist. Wird kein Datum angegeben (zB. bei Stellenausschreibungen oder Daueraushängen), ist dieses Dokument immer sichtbar
Über Upload (4) werden die PDF-Dokumente hochgeladen

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Berechtigungen

Der Administrator (zB. Amtsleiter) kann verschiedene Berechtigungen (1) an Mitarbeiter verteilen. So können Standard-Benutzer NUR neue Aushänge hochladen sowie die notwendigen Informationen und Fristen angeben. Jegliche Änderung oder ein Löschen sind jedoch nur dem Manager bzw. Administrator vorbehalten (ACHTUNG – jegliche Änderung wird protokolliert).

Durch Benutzergruppen (2) können mehrere Mitglieder gruppiert und somit global gesteuert werden.

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Benachrichtigung

Sobald eine Frist vom Aushang abgelaufen ist bzw. digital abgenommen wurde, erstellt das System automatisch eine Protokoll-Datei inkl. Originaldokument mit digitalen Zeitstempel sowie Informationen zur Nachweispflicht.

Dieses Dokument wird anschließend per eMail zur Ablage versendet. Die entsprechenden Empfänger (1) können beliebig definiert werden:

Uploader = jene Person, die den Aushang kundgemacht hat
Manager = Administrator (zB. Amtsleitung)
Weitere Empfänger = eigenes Postfach, wo alle abgenommenen Aushänge eingehen

Dieses Protokoll-PDF bzw. eMail kann sowohl digital archiviert oder bei Bedarf auch ausgedruckt werden.

Funktionen und Einstellungen

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Einstellungen

Die App-Einstellungen befinden sich in der Mediathek im Ordner „Apps“.
Mit einem Klick auf das Einstellungssysmbol (1) öffnen sich ein weiteres Fenster.

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Generelle Einstellungen

Folder Navigation Mode (1) – hier kann man wählen, ob beim Öffnen der jeweiligen Kategorie eventuelle Unterordner dargestellt werden oder stattdessen alle Aushänge angezeigt werden.

Fullscreen-Viewer (2) – sollen die Aushänge beim Öffnen über den gesamten Bildschirm dargestellt werden oder nur innerhalb eines definierten Bereiches?

Der Hochkontrastmodus (3) ermöglicht eine barrierearme Darstellung durch Hell-Dunkel.

Die Konfiguration von Spalten- und Zeilenanzahl (4, 5) definiert die gewünschte Anzahl der Kategorien in der Darstellung – ähnlich wie die Tabellen in Excel.

Zusätzlich kann ein Inaktivitäts-Timeout (6) hinterlegt werden, nach dessen Ablauf die Anzeige automatisch zurückgesetzt wird. Bleibt diese leer, gelten die generellen Einstellung (= Standard).

Durch Hide Empty Categories (7) lassen sich leere Kategorien automatisch ausblenden, die Funktion Show Scroll Control (8) bietet die Möglichkeit, bei vielen Aushängen zusätzlich zur Wisch-Funktion einen visuellen Scroll-Balken einzublenden.

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Visuelle Effekte

Im Reiter Styling werden die visuellen Elemente der Anwendung definiert.
Die Haupt- und Sekundärfarbe (1, 2) legen das grundlegende Farbschema fest und bestimmen unter anderem die Farbgebung von Kacheln, Schaltflächen und Rahmen. Zusätzlich kann eine separate Rahmenfarbe (3) für Kachel- und Buttonumrandungen vergeben werden.

Die Hintergrundfarbe (4) steuert das generelle Erscheinungsbild der Oberfläche, während die Viewer-Hintergrundfarbe (5) für die Vollbild-Ansicht der Aushänge dient.

Abschließend lässt sich die gewünschte Schriftart (6) auswählen, um das Layout typografisch an das eigene Corporate Design anzupassen.

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PDF-Viewer

Im Reiter PDF Viewer werden die Anzeige- und Bedienungsoptionen für die Aushänge festgelegt.
Unter dem Punkt Menu (1) können Sie die Position der Steuertasten der Digitalen Amtstafel definieren. Sie können zwischen oben, seitlich zentriert oder unten wählen – je nach Zugänglichkeit.

Zusätzlich steht eine Option zur Verfügung, um die Wischsteuerung zu deaktivieren (2), wodurch die Navigation innerhalb des PDF-Viewers ausschließlich über die sichtbaren Bedienelemente erfolgt.

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Schnittstelle Webseite

Im Reiter Public App lassen sich Funktionen für die Schnittstelle zur Webseite (iFrame) konfigurieren.
Die Dokumentenvorschau kann bei Bedarf deaktiviert werden, wodurch nur noch ein Download der Aushänge am PC möglich ist (1).

Für die Schriftgröße der Infos und Schaltflächen (2) in der Übersicht kann zwischen 4 Größen von 12px (klein) bis 18px (rießig) gewählt werden.