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Mediathek nach Anwendungen sortiert (Fotos, Videos, etc.)
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Alle Medien übersichtlich mit einer Miniaturansicht.
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Unter Addons finden Sie die Digitale Amtstafel
Mediathek
In der Mediathek (1) finden Sie alle Elemente, automatisch sortiert und den jeweiligen Anwendungen zugeordnet. Über die Reiter werden die Daten gruppiert. Bei Bilder können alle gängigen Formate hochgeladen werden (zB. JPG, PNG, GIF), als Dokumente zB. WORD und POWERPOINT, etc.
Alle Dokumente werden übersichtlich in einer Miniaturansicht (2) dargestellt, zusätzlich kann für jedes Dokument eine eigene Gültigkeitsdauer bestimmt werden.
Über das Menü Addons gelangen Sie direkt zur Steuerung der DIGITALEN AMTSTAFEL.
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Übersicht aller Kategorien
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Kategorie bearbeiten (Name, Symbol, Sortierung)
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Allgemeine Einstellungen
Kategorien
Sie können eine beliebige Anzahl von Kategorien (1) erstellen, sowie zusätzlich jeweils ein Symbol zur besseren Darstellung verwenden. Der Bürger bzw. Betrachter kann diese später einfach auf der Digitalen Amtstafel durch Berührung auswählen. Sollten zu viele Elemente am Bildschirm gezeigt werden, kann man einfach durch mehrere Seiten „wischen“.
Die Kategorien können beliebig sortiert (2) oder später auch bearbeitet werden (zB. umbenennen, Symbole ändern, etc.).
Über den Punkt Einstellungen (3) können spezielle Berechtigungen vergeben werden.
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Unterkategorie (falls gewünscht)
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Übersicht der jeweiligen Aushänge
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Aushänge und Kategorien erstellen bzw. hochladen
Übersicht Aushänge
Sobald eine Kategorie gewählt wurde, kann man zusätzliche Unterkategorien (1) definieren. Wir empfehlen jedoch Zwecks der Benutzerfreundlichkeit, nicht zu viele Verzeichnisse anzulegen.
Auf der rechten Seite finden Sie eine Übersicht sämtlicher Aushänge (2) innerhalb der Kategorie – sortiert nach Gültigkeit, sowie die wichtigsten Informationen.
Über die Schaltflächen „+ Aushang“ bzw. „+ Kategorie“ (3) können neue Dokumente erstellt bzw. hochgeladen werden.
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Gültigkeit und Informationen zum Aushang
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Details zum Aushang (Anzeigen, Bearbeiten, Löschen, Info)
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Übersicht der aktuellen bzw. abgenommenen und gelöschten Aushänge
Aushang im Detail
Zu jedem Aushang werden die rechtlich notwendigen Informationen gespeichert.
- Gültigkeit (das Datum vom Aushang kann auch in der Zukunft liegen)
- Erstellungsdatum und Uhrzeit
- Ersteller / Benutzer (wer hat das Dokument hochgeladen)
Über die Schaltflächen (2) „Anzeigen“ wird eine Ansicht vom Dokument geladen, durch „Bearbeiten“ kann der Name bzw. die Gültigkeit verändert werden (ACHTUNG – jegliche Änderung wird protokolliert und ist nur definierten Benutzern vorbehalten). Mittels „Info“ erhält man alle Daten zur Protokollierung, sowie Statistiken des jeweiligen Aushanges (zB. Anzahl der Öffnungen bzw. Downloads, Wochenberichte, etc.).
Die Übersicht (3) bei den Dokumenten zeigt, welche Aushänge in dieser Kategorie derzeit aktuell, bzw. abgelaufen (abgenommen) oder gelöscht sind.
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Bezeichnung vom Aushang (ist auf Amtstafel sichtbar)
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Interne Beschreibung (falls gewünscht)
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Gültigkeitsdauer (Startdatum kann auch in Zukunft liegen)
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Aushang im PDF-Format hochladen
Hinzufügen von Aushängen
Beim Hinzufügen von Dokumenten werden automatisch alle notwendigen und relevanten Details abgefragt. Durch diese Informationen erfolgt der Aushang danach vollkommen automatisiert.
- Der Name (1) bzw. die Bezeichnung vom Aushang ist auf der Amtstafel sichtbar und kann aus mehreren Wörtern bestehen
- Die Beschreibung (2) ist optional und dient zur internen Zuordnung oder für Anmerkungen (ist auf der Digitalen Amtstafel NICHT sichtbar)
- Die Gültigkeitszeiten (3) definieren, von wann – bis wann ein Aushang zu sehen ist. Wird kein Datum angegeben (zB. bei Stellenausschreibungen oder Daueraushängen), ist dieses Dokument immer sichtbar
- Über Upload (4) werden die PDF-Dokumente hochgeladen
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Berechtigungen für Mitarbeiter und Administratoren (zB. Amtsleitung)
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Einzelne Benutzer oder komplette Gruppen
Berechtigungen
Der Administrator (zB. Amtsleiter) kann verschiedene Berechtigungen (1) an Mitarbeiter verteilen. So können Standard-Benutzer NUR neue Aushänge hochladen sowie die notwendigen Informationen und Fristen angeben. Jegliche Änderung oder ein Löschen sind jedoch nur dem Manager bzw. Administrator vorbehalten (ACHTUNG – jegliche Änderung wird protokolliert).
Durch Benutzergruppen (2) können mehrere Mitglieder gruppiert und somit global gesteuert werden.
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Benachrichtigung bei Abnahme oder Löschen (Nachweispflicht)
Benachrichtigung
Sobald eine Frist vom Aushang abgelaufen ist bzw. digital abgenommen wurde, erstellt das System automatisch eine Protokoll-Datei inkl. Originaldokument mit digitalen Zeitstempel sowie Informationen zur Nachweispflicht.
Dieses Dokument wird anschließend per eMail zur Ablage versendet. Die entsprechenden Empfänger (1) können beliebig definiert werden.
Dieses Protokoll-PDF bzw. eMail kann sowohl digital archiviert oder bei Bedarf auch ausgedruckt werden.
